U wilt uw inkomende documenten graag zo efficiënt mogelijk scannen, indexeren en archiveren. Misschien wilt u ze ook wel zo snel mogelijk bij de juiste afdeling, in het juiste systeem, bezorgen door middel van een automatische workflow.
Document Dialog biedt u oplossingen voor het digitaliseren van uw documenten. Deze zijn gebaseerd op standaardsoftware. Met onze oplossing Digitalisering kunt u uw bedrijfskritische informatie zo snel mogelijk op de plek van bestemming brengen.
Zo is het hiermee bijvoorbeeld mogelijk om:
- documenten digitaal beschikbaar te stellen;
- uw documenten zodanig automatisch te sorteren en te verrijken, zodat u met minimale handmatige inspanningen metadata meegeeft ten behoeve van het later snel terugvinden van deze documenten;
- uw documenten automatisch te classificeren waardoor inzet van medewerkers beperkt blijft;
- uw documenten te splitsen in een ‘digitaal plaatje’ voor het archief en in data die in primaire business applicaties opgeslagen wordt;
- uw documenten zo eenvoudig mogelijk digitaal richting medewerkers te distribueren;
- uw binnengekomen documenten te voorzien van een digitale handtekening waardoor u kunt garanderen dat het document bij binnenkomst gecontroleerd, en mogelijk goedgekeurd, is.
Met onze oplossing Digitalisering kunt u voldoen aan de steeds weer veranderende eisen in uw productieomgeving of organisatie. Betere ‘closed loop’ processen, snel wijzigende wensen vanuit de interne (business)afdelingen of andere interne service levels: u kunt er direct op inspringen, zonder dat u uw applicaties hoeft te herprogrammeren. Want dat is niet alleen inflexibel, maar ook onnodig duur.
lees meer >>
Changemanagement speelt bij digitalisering een belangrijke rol. Dit vereist namelijk een andere manier van werken. Zo is bijvoorbeeld de envelop niet langer van belang bij het verwerken van inkomende post. Het is enkel de drager van belangrijke inhoud. Er komt een volledig nieuw proces en takenpakket voor de betrokken medewerkers en daarom is het goed om deze medewerkers al in een vroeg stadium te informeren. Het menselijke aspect is voor de overgang naar een digitale manier van werken misschien wel het belangrijkste. Alles draait om communicatie, training en aansturing en Document Dialog biedt daarin ondersteuning.
Het meest elementaire bij digitalisering is het beheeraspect. Digitalisering vergt constante monitoring van de performance en waar mogelijk optimalisatie. Wekelijks of liefst dagelijks beoordelen van het proces is van belang. Een gemiddelde oplossing voor digitalisering kent in het begin een stijgend verloop in performance, maar na verloop van tijd loopt de performance terug. Winst op het gebied van scannen is vaak te behalen door automatische herkenning, want dat voorkomt handmatige indexering. Omdat organisaties geen invloed hebben op de inkomende documenten (lay-outs kunnen wijzigen) is het noodzakelijk continu dit proces te evalueren. Alleen dan kan de gebruikte capturesoftware aangepast worden op de inkomende documenten en blijft handmatige verwerking zoveel mogelijk achterwege.
De oplossing Digitalisering van Document Dialog gaat verder dan alleen een implementatie. Als u dat wenst zorgt Document Dialog ook voor het beheer en monitoring van uw geautomatiseerde verwerkingsproces.
Neem contact met ons op over onze oplossing Digitalisering
