Patrick, Financieel directeur “De vroegbetaalkorting die we met onze leveranciers konden afspreken was een belangrijke motivatie.”
“Dankzij het gebruik van eFacturering hebben we de verwerkingstijd van inkomende facturen terug kunnen brengen van dagen naar uren. De ingebouwde workflowfunctie hebben we zodanig ingericht dat de facturen van leveranciers met vroegbetaalkorting automatisch voorrang krijgen en op tijd betaald worden. Dat levert geld op en maakt dat het nieuwe systeem heel snel zijn kosten terugverdient. De workflow regelt ook dat facturen boven een bepaald bedrag een speciale goedkeuringsprocedure ingaan. Zo blijven de budgetverantwoordelijken geïnformeerd en houden we de controle.”
Oplossing eFacturering
Zorgt voor een maximaal geautomatiseerde verwerking van facturen inclusief integratie met informatie uit het financieel systeem, in een formaat dat de klant wenst.
Zorgt voor een geautomatiseerde ontvangst van facturen in een formaat zoals de leverancier het aanlevert.
Zorgt voor directe archivering volgens wettelijke vereisten.
Voert een matching uit van ontvangen facturen op bestelorders, leverbonnen en contracten (3-way match).
Ondersteunt elektronische goedkeuringsprocessen.
Zorgt voor een geautomatiseerde registratie van de boeking in het financieel systeem. Zorgt voor automatische verzending van betalingsherinneringen, kredietnota's; boetes kunnen worden vermeden.
Vermindert FTE’s of resulteert in effectievere inzet van FTE’s omdat bepaalde stappen geëlimineerd worden.
Is toekomstgericht en kan evolueren van een optimale papieren verwerking naar een geautomatiseerde verwerking tot uiteindelijk een volledig elektronische verwerking.
De vervanging van het handmatig invoeren van inkomende factuurgegevens in een financieel systeem door een sterk geautomatiseerde verwerking en uiteindelijk een elektronische variant, kan een sterke vermindering van financiële lasten en verwerkingstijd opleveren zowel voor de verzender als voor de ontvanger.
Document Dialog helpt bij de opstelling van een toekomstgerichte strategie voor elektronische facturatie en levert hierbij een totaalaanpak waarbij zowel de optimalisatie van de inputzijde (inkomende facturen), de optimalisatie van de outputzijde (uitgaande facturen), de elektronische archivering als het wettelijk kader aan bod komen.
Of u nu facturen op papier, per e-mail, via XML of EDI ontvangt of wenst te versturen, het is allemaal mogelijk met onze oplossing eFacturering. Zelfs de complete Procurement-omgeving kan met oplossingen van Document Dialog sterk verbeterd worden. Denk dan ook aan budgetbewaking en inkoopmanagement.
