Lisa, Controller
Bewaartijden kunnen overruled worden, bijvoorbeeld door een juridische procedure
“Via een intern onderzoek kwamen we erachter dat er heel veel schaduwdossiers in onze
organisatie werden bijgehouden. Overigens met heel valide redenen. Papieren dossiers zijn
onderweg in het gebouw, liggen tijdelijk in iemands bureaulade of zijn soms spoorloos. Dus, maar even zelf een kopie maken van een belangrijk document en een eigen archief beginnen bleek de oplossing. Maar er heeft nooit iemand stilgestaan bij de kosten voor de dubbele handelingen, zoals: kopiёren, opslaan, opzoeken en bijhouden. Bovendien wist je nooit of de opgeslagen stukken wel de juiste versie waren. Nu drukken we op een knop en hebben het document op het scherm. We hebben geregeld wie het mag bekijken en we zijn verzekerd dat het de meest actuele versie is.”
Oplossing Juridisch zaakdossier
- Duidelijke structuren voor juridische zaken.
- Beheer van documenten en hiërarchieën van zaken gedurende hun gehele levenscyclus (ILM) tot en met automatische vernietiging.
- Maakt het mogelijk om aanverwante documenten en gerefereerde informatie (bijvoorbeeld op papier gearchiveerd) onmiddellijk op te sporen.
- Archiveert alles in een audit-proof archief om te voldoen aan compliance- standaarden.
- Stimuleert het delen van kennis binnen de gehele legal & compliance-afdeling.
- Biedt intelligente zoekmogelijkheden.
- Is ook beschikbaar in ASP of SaaS.
lees meer >>
Het juridisch zaakdossier is bestemd voor juridische afdelingen (Legal & Compliance) die het beheer van verschillende zaken willen centraliseren en vereenvoudigen. Het gebruik, de verwerking en het beheer van informatie gedurende de gehele levenscyclus biedt ondersteuning zowel in het kader van compliance als bij de uitwisseling van kennis omtrent juridische zaken. Een nauwe integratie met Microsoft Office-producten en het context-gebaseerd opslaan van documenten door middel van 'drag & drop', zorgen voor een goede gebruikerservaring. Dit geldt ook voor e-mails en bijlagen die als een geheel of als afzonderlijke entiteiten bewaard kunnen worden. Intelligente 'cross-materie'-zoekfuncties zijn voorzien voor het snel terugvinden van gewenste informatie. Meer nog, automatische 'cross-references' tussen documenten met aanverwante inhoud zorgen ervoor dat correlaties tussen zaken onmiddellijk duidelijk en begrijpelijk zijn.
Het beheer van rolgebaseerde toegangsrechten en de controle tot op documentniveau, laten een maximaal niveau van informatiebeveiliging toe. Consistent versiebeheer verzekert de transparantheid van op documenten gebaseerde processen die noodzakelijk is voor compliance. De automatische vernietiging van documenten garandeert het voldoen aan regels die betrekking hebben op de bewaartermijnen van documenten.
